Konieczność wystawienia „wezwania do zapłaty” oznacza dla przedsiębiorcy tę niekorzystną sytuację, iż mimo upływu wyznaczonego terminu w umowie lub na fakturze nie otrzymał on zapłaty za wykonane usługi lub sprzedane towary. Każdy kto spodziewa się takiej sytuacji musi uprzednio dowiedzieć się, jak wygląda prawidłowo wystawione wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty to wymagany prawem dokument wzywający niesolidnego dłużnika do prawidłowego wykonania zobowiązania – dokonania zapłaty w określonym terminie, pod rygorem skierowania sprawy do postępowania sądowego i egzekucyjnego. Taki dokument jest konieczny, gdyż dowodzi, że wierzyciel przypomniał dłużnikowi o istniejącym a niewykonanym zobowiązaniu oraz wyznaczył dłużnikowi dodatkowy termin do spłaty zobowiązania.
Wezwanie do zapłaty, obok ugody pozasądowej oraz rozłożenia długu na raty, jest przedsądowym etapem egzekwowania określonego świadczenia od dłużnika. Takie wezwanie do zapłaty jest wymagane przez przepisy prawa cywilnego a także jest wymagane w postępowaniu gospodarczym.
Jak powinno więc wyglądać prawidłowe wezwanie do zapłaty?
Nie ma jednej obowiązującej formy wezwania do zapłaty. Praktyka jednak wykształciła niezbędną treść wezwania do zapłaty – o której poniżej. Warto też wskazać, że wezwanie do zapłaty musi być wysłane dłużnikowi w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Telefoniczne wzywanie dłużnika do wykonania świadczenia ma tę istotną wadę, iż w przypadku sprawy sądowej, dłużnik będzie zaprzeczał, iż taka rozmowa telefoniczna się odbyła. Wierzyciel będzie w trudnej sytuacji konieczności udowodnienia, iż faktycznie przeprowadził rozmowę dyscyplinującą dłużnika. Dlatego też należy wezwanie do zapłaty wysłać dłużnikowi w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Po pierwsze, wezwanie do zapłaty musi wskazywać kto jest wierzycielem i dłużnikiem. Po drugie, należy wskazać, co jest podstawą prawną zobowiązania dłużnika (umowa, zamówienie, faktura, itp.).
Po trzecie wreszcie, należy dłużnikowi przypomnieć, jaką kwotę jest winien oraz jak może prawidłowo wykonać swoje zobowiązanie (np.: poprzez podanie rachunku bankowego wierzyciela oraz dodatkowego terminu, do którego wierzyciel będzie czekał na spełnienie świadczenia). Do kwoty wynikającej z niezapłaconych faktur należy też dodać naliczone odsetki.
Powyższe dane pozwolą dłużnikowi na sprawdzenie czy faktycznie jest dłużnikiem ze wskazanego stosunku prawnego.
Warto też wspomnieć w wezwaniu do zapłaty, kto przygotował i sprawdził ten dokument oraz podać numer kontaktowy telefonu tej osoby, aby dłużnik, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, mógł się z nią skontaktować lub poprosić o duplikat niezapłaconej faktury.