kara umowna Archives - Prawnik w Piasecznie

Jak odpowiada biuro księgowe wobec klienta za popełnione błędy?

Biuro księgowe może odpowiadać wobec klienta za popełnione błędy na kilku płaszczyznach.

Odpowiedzialność biura księgowego wobec klienta za popełnione błędy zależy od umowy zawartej pomiędzy stronami oraz obowiązujących przepisów prawa. W przypadku popełnienia błędu, biuro księgowe może ponosić różne konsekwencje.

Umowa o świadczenie usług księgowych

W umowie o świadczenie usług księgowych między biurem a klientem mogą być zawarte postanowienia dotyczące odpowiedzialności za błędy. . Umowa może przewidywać konkretne sankcje za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, takich jak kary umowne, obowiązek naprawienia błędu czy zwrot wynagrodzenia. Warto zwrócić uwagę na warunki takie jak zakres odpowiedzialności, limit odszkodowania czy warunki reklamacji.

Odpowiedzialność cywilna

Biuro księgowe może odpowiadać na zasadach ogólnych za szkodę wyrządzoną klientowi w wyniku niewłaściwego wykonania umowy. Odpowiedzialność ta wynika z przepisów kodeksu cywilnego, w szczególności z art. 471 k.c.. Klient może żądać odszkodowania za poniesione straty, które są wynikiem błędu księgowego. W praktyce może to obejmować zwrot kosztów poniesionych na naprawienie błędów oraz pokrycie ewentualnych kar finansowych nałożonych przez organy podatkowe.

Odpowiedzialność karna

W przypadku popełnienia poważnych błędów, które prowadzą do naruszenia przepisów prawa, biuro księgowe może być pociągnięte do odpowiedzialności karnej. Przykładem takiej sytuacji może być udział w oszustwach podatkowych lub uchyleniu się od ujawnienia informacji podatkowej.

Odpowiedzialność z tytułu przepisów podatkowych i ubezpieczeń społecznych

W przypadku błędów w rozliczeniach podatkowych i ubezpieczeń społecznych, odpowiedzialność może wynikać z odpowiednich przepisów prawa. Biuro księgowe może być zobowiązane do pokrycia ewentualnych dodatkowych zobowiązań podatkowych i składek ubezpieczeniowych wraz z odsetkami oraz do poniesienia odpowiedzialności karno-skarbowej, jeżeli przyczyni się do niedopełnienia obowiązków przez klienta.

Reputacja

Błędy popełnione przez biuro księgowe mogą negatywnie wpłynąć na jego reputację wśród klientów i potencjalnych partnerów biznesowych.

W praktyce, aby zminimalizować ryzyko ewentualnych błędów, biura księgowe zwykle zabezpieczają się przed odpowiedzialnością za ewentualne błędy, zawierając odpowiednie klauzule w umowach z klientami oraz posiadając ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Dlatego warto sprawdzić warunki umowy i zasięgnąć informacji o ubezpieczeniu biura księgowego przed podpisaniem umowy o współpracy.

Warto na początku z biurem księgowym porozmawiać na temat dobrowolnego naprawienia błędów, ponieważ biuro księgowe jest zobowiązane do naprawienia błędów, które popełniło. W praktyce oznacza to, że biuro musi skorygować wszelkie błędne wpisy i zgłosić poprawione dane do odpowiednich organów. Jeśli w wyniku błędów popełnionych przez biuro księgowe klient zostanie obciążony dodatkowymi opłatami lub karą, biuro powinno pokryć te opłaty i kary.

Kontrakt menedżerski

Kontrakt menadżerski (także nazywany umową o zarządzanie przedsiębiorstwem lub umową menadżerską) jest umową, na podstawie której menedżer zobowiązuje się do wykonywania stale i za wynagrodzeniem czynności polegających na zarządzaniu przedsiębiorstwem. Umowa menedżerska jest umową nieuregulowaną w kodeksie cywilnym, choć jest to umowa zbliżona do określonych w kodeksie cywilnym umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o świadczenie usług.

Istota umowy menedżerskiej

Opisując charakter umowy menedżerskiej można w skrócie wskazać, że jest to umowa na podstawie której następuje „przeniesienie” przez właścicieli przedsiębiorstwa na osobę zarządzającą (menedżera) uprawnień do samodzielnego podejmowania czynności faktycznych i prawnych dotyczących zarządzania przedsiębiorstwem. Powyższe oznacza, że menedżer jest samodzielny w zakresie kierowania przedsiębiorstwem, ma swobodę w wyborze sposobu (stylu) zarządzania, możliwości wykorzystywania dotychczasowych kontaktów handlowych, doświadczenia zawodowego, umiejętności organizacyjnych, reputacji, własnego wizerunku (za orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 2002 r., I PKN 776/00). Menadżer powinien dysponować wiedzą, doświadczeniem i kwalifikacjami niezbędnymi do należytego zarządzania przedsiębiorstwem oraz nie powinny istnieć przeszkody prawne i faktyczne uniemożliwiające lub znacząco utrudniające mu wykonywanie obowiązków przewidzianych umową menedżerską (np.: nie jest związany umową o zakazie konkurencji).

Zakres usług menedżera, rozwiązanie umowy

Umowa menedżerska powinna prawidłowo określać zakres usług menedżera. Menedżer powinien zobowiązać się do kierowania i prowadzenia spraw zarządzanej spółki, ale też obowiązkiem menedżera będzie też reprezentowanie spółki „na zewnątrz”.

Umowa menedżerska musi wskazywać okres, na jaki ta umowa została zawarta oraz przewidywać możliwość wcześniejszego jej rozwiązania. Przykładami, kiedy umowa menedżerska powinna być rozwiązana w trybie natychmiastowym, są takie zdarzenia jak:

a. nie wykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków przez Menadżera,

b. działanie Menadżera na szkodę spółki,

c. nie wykonywanie przez Menadżera obowiązków z powodu choroby lub innej przyczyny przez okres dłuższy niż 90 dni,

d. rażące naruszenie ogólnie obowiązujących przepisów prawa przez Menadżera,

e. Menadżer naruszenie zakazu konkurencji bądź wykorzystanie tajemnicy przedsiębiorstwa przez Menedżera bez wymaganej zgody spółki.

Wynagrodzenie, zakaz konkurencji

Umowa menedżerska powinna precyzyjnie określać sposób wyliczenia wynagrodzenia menedżera oraz zawierać postanowienia dotyczące tzw. świadczeń dodatkowych (np.: prywatna opieka medyczna, dodatkowe ubezpieczenie w zakresie odpowiedzialności cywilnej, itp.).

Umowa menedżerska powinna też zawierać regulacje dotyczące zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zakazu konkurencji. Z tymi regulacjami musi się wiązać odpowiednia sankcja za ich nieprzestrzeganie w postaci kar umownych.

Uchwała wspólników zarządzanej spółki

Umowa menedżerska może też mieć swoje umocowanie np.: w uchwale zgromadzenia wspólników zarządzanej spółki. Warto aby ten organ uchwalił, że wynagrodzenie przysługuje Menedżerowi tylko w przypadku świadczenia usług prowadzenia przedsiębiorstwa spółki zgodnie z zawartą umową menedżerską, a więc w przypadku nieświadczenia usług objętych umową menedżerską, niezależnie czy z przyczyn usprawiedliwionych (jak choroba Menedżera), czy też nieusprawiedliwionych – wynagrodzenie nie przysługuje. Jest to o tyle istotne, że w razie sporu o wysokość wynagrodzenia sąd będzie miał ułatwione zadanie, aby ustalić intencje stron przy zawieraniu umowy menedżerskiej.

Czy know-how można opatentować?

Na początku należy wyjaśnić czym są: know-how i tajemnica przedsiębiorstwa. Pojęcia te nie są tożsame.

Know-how

Definicja tego pojęcia znajduje się w Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 316/2014 z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie stosowania art. 101 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do kategorii porozumień o transferze technologii, w którym ustawodawca europejski w art.1 ust. 1 pkt. i wskazał, że know-how stanowi pakiet informacji praktycznych, wynikających z doświadczenia i badań, które są:

niejawne, czyli nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne;
istotne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową;
zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić, czy spełniają kryteria niejawności i istotności.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Definicja tego pojęcia znajduje się w art. 11 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

§ 2 Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Porównując powyższe definicje można zauważyć, że tajemnica przedsiębiorstwa jest pojęciem szerszym niż know-how. Każde know-how stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, ale nie każda tajemnica przedsiębiorstwa stanowi know-how.

Jak zabezpieczyć know-how i tajemnicę przedsiębiorstwa

Know-how nie ma charakteru odkrywczego, nie można go więc opatentować.

Podstawowym instrumentem prawnym służącym ochronie know-how są przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: zgodnie z art. 11. § 1Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Art. 23 tej samej ustawy określa odpowiedzialność karną za załamanie tajemnicy przedsiębiorstwa: § 1. Kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. § 2. Tej samej karze podlega, kto, uzyskawszy bezprawnie informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, ujawnia ją innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej.

Ponadto sąd może nakazać naprawienie szkody, a także zakaz zajmowania określonego stanowiska albo wykonywania określonego zawodu lub zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej, wszystko zależy od okoliczność dokonania czynu nieuczciwej konkurencji. Przedsiębiorca może dochodzić również odszkodowania przed sądem cywilnym na podstawie art. 415 kodeksu cywilnego, przepis ten nakazuje naprawienie wyrządzonej szkody. Odszkodowania przedsiębiorca może dochodzić niezależnie od tego, czy toczy się postępowanie przed sądem karnym.

Podstawową formą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa oraz know-how jest właściwa klauzula umowna. Inaczej mówić, przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby w umowach z kontrahentami, pracownikami, itp. znalazły się zapisy chroniące tajemnicę przedsiębiorstwa oraz know-how przedsiębiorcy.

Tajemnica przedsiębiorstwa utrzymuje swoją ważność do czasu pozostawania informacją niejawną i to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek. Należy o to zadbać, np. poprzez kary umowne w umowie z pracownikami z tytułu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, szyfrowanie plików lub wyraźne oznaczanie dokumentów, jako informacje poufne.

Jaki może być wpływ epidemii na możliwość wykonania umowy?

Wybuch epidemii może znacząco wpłynąć na możliwość wykonania każdej umowy. Wprowadzone przez administrację państwową ograniczenia, zakazy lub nakazy (np.: w poruszaniu się, wprowadzenie kwarantanny, zamknięcie obiektów, granic, konfiskata pojazdów, nakaz wytwarzania i dystrybucji produktów leczniczych, środków spożywczych, itp.) mogą znacząco wpłynąć na wykonanie planowych dostaw towarów lub świadczenie usług.

Czy epidemia to siła wyższa?

Pojęcie siły wyższej nie jest ustawowo zdefiniowane. W orzecznictwie wskazuje się, że siła wyższa to zdarzenie charakteryzujące się trzema następującymi cechami: zewnętrznością, niemożliwością jego przewidzenia oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. Zdarzenie jest zewnętrzne wówczas, gdy następuje poza strukturą przedsiębiorstwa. Niemożliwość przewidzenia, że dane zdarzenie nastąpi, należy pojmować jako jego nadzwyczajność i nagłość. Niemożliwość zapobiegnięcia skutkom zdarzenia jest tłumaczona jako jego przemożność, a więc niezdolność do odparcia nadchodzącego niebezpieczeństwa. Za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów. Jako siłę wyższą traktuje się także akty władzy publicznej oraz zjawiska społeczne lub polityczne o skali katastrofalnej. Taka definicja została zaprezentowana w wyroku Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 19 listopada 2019 r. (sygn.. akt III APa 15/19).

W znacznej części umów gospodarczych wprowadza się definicję „siły wyższej” oraz procedurę zawiadamiania kontrahenta o jej wystąpieniu.

Najczęściej umowna definicja „siły wyższej” wygląda następująco: przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie bądź połączenie zdarzeń lub okoliczności, niezależnych od Stron, które zasadniczo utrudniają lub uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań danej Strony wynikających z Umowy, a których dana Strona nie mogła przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności. Czasem też do tej ogólnej definicji dodaje się przykłady zdarzeń będących „siłą wyższą”: wojny (wypowiedziane lub nie) oraz inne działania zbrojne, inwazje, mobilizacje, rekwizycje lub embarga; terroryzm, rebelia, rewolucja, powstanie, przewrót wojskowy lub cywilny lub wojna domowa; promieniowanie radioaktywne lub skażenie przez radioaktywność od paliwa jądrowego lub odpadów jądrowych, ze spalania paliwa jądrowego, radioaktywnych toksycznych materiałów wybuchowych oraz innych niebezpiecznych właściwości wszelkich wybuchowych zespołów nuklearnych składników; klęski żywiołowe, takie jak trzęsienie ziemi, powódź, pożar lub inne, ogłoszone zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju wystąpienia klęski żywiołowej.

Umowy zawierają też procedurę informowania kontrahenta o wystąpieniu „siły wyższej” w ten sposób, że strona doświadczająca działania siły wyższej ma obowiązek dokonania zawiadomienia o tym zdarzeniu bez zbędnej zwłoki drugą stronę, nie później niż w terminie 14 dni od powstania siły.

Ponieważ zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r., w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, to istnieją przesłanki aby co najmniej przeanalizować, czy w konkretnym przypadku nie mamy do czynienia z pojawieniem siły wyższej u danego przedsiębiorcy. Aby przedsiębiorca mógł powołać się na „siłę wyższą” musi, po pierwsze poinformować swoich kontrahentów o jej wystąpieniu, oraz po drugie wskazać, jaki wpływ pojawienie się „siły wyższej” ma na działalność gospodarczą danego przedsiębiorcy.

Przykładem takiego pisma informującego o pojawieniu się „siły wyższej” oraz jej wpływie na działalność przedsiębiorcy będzie pismo do wynajmującego – przykład pisma: pismo dotyczące obniżenia/zwolnienia z czynszu najmu z powodu zagrożenia epidemicznego.

Co zrobić, jeśli w umowie nie ma wprowadzonej klauzuli „siły wyższej”?

W takim przypadku należy odwołać się do przepisów kodeksu cywilnego. W stosunkach umownych przedsiębiorcy zasadniczo odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania na zasadzie winy (art. 471 i 472 k.c.). Przepisy te stanowią, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi oraz, że jeżeli ze szczególnego przepisu ustawy albo z czynności prawnej nie wynika nic innego, dłużnik odpowiedzialny jest za niezachowanie należytej staranności. Pomocne też będzie stosowanie klauzuli „rebus sic stantibus” art. 357(1) § 1 k.c. Zastosowanie klauzuli rebus sic stantibus według art. 357 (1) k.c. polega na sądowej zmianie świadczenia stron. Strona powołująca się na klauzulę rebus sic stantibus musi wykazać, że strony nie przewidywały przy zawarciu umowy ustawowo określonych następstw nadzwyczajnej zmiany stosunków (np. epidemii lub pandemii), która nastąpiło w okresie pomiędzy powstaniem zobowiązania, a jego wykonaniem oraz że wystąpienie tej nadzwyczajnej zmiany stosunków miało wpływ na realizację zobowiązań umownych stron. Sąd może zmienić lub nawet rozwiązać umowę, której ze względu na zaistniałe nadzwyczajne okoliczności wykonać się nie da.

Jak widać dłużnik (np.: najemca, dostawca, usługodawca, itp.) musi wykazać swemu kontrahentowi, że nie mógł wykonać prawidłowo swojego zobowiązania (zapłacić czynszu najmu, dostarczyć partii towaru, wykonać usługi) ponieważ pandemia spowodowała w jego przedsiębiorstwie określone następstwa, którym nie mógł zaradzić (gwałtowny spadek przychodów, zerwanie dostaw, brak współpracowników, którzy są na przymusowych urlopach). Istotne jest zgromadzenie dokumentów (dowodów) obrazujących zaistnienie siły wyższej i wpływ na działalność przedsiębiorstwa.

Umowa o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności stosowana jest w przypadkach, gdy strony zamierzają zawrzeć, przykładowo, umowę sprzedaży nieruchomości, umowę sprzedaży udziałów i chcą się zabezpieczyć przed nieuprawionym dostępem do informacji niejawnych, które są wzajemnie pomiędzy stornami wymieniane.

Podstawową zasadą prawa cywilnego jest zasada autonomii woli stron, na którą składa się między innymi swoboda umów, polegająca na swobodzie zawarcia umowy, na dowolnym w zasadzie sposobie kształtowania jej treści, o czym stanowi art. 353(1) k.c. Z tego przepisu wynika, że podmioty mogą korzystać ze swobody umów polegającej na dowolnym kształtowaniu treści zobowiązania, jednakże w granicach wyznaczonych przez przepisy prawne, zasady współżycia społecznego i właściwość (naturę) stosunku prawnego. Dlatego też umowa o zachowaniu poufności może być przez strony kształtowana dowolnie, w ramach przepisów obowiązującego prawa.

Pierwszym ważnym elementem umowy o zachowaniu poufności jest prawidłowe ustalenie przez strony, jaki będzie zakres ochrony przed nieautoryzowanym udostępnieniem informacji poufnych.

Zakres ochrony musi być precyzyjnie sformułowany, gdyż zbyt ogólne zapisy nie będą stanowiły efektywnej ochrony dla żadnej ze stron z punktu widzenia ich ekonomicznych interesów. Co więcej, brak precyzyjnych i jednoznacznych zapisów (np.: zbyt szeroko zakreślony obowiązek zachowania poufności, a więc zastosowanie sformułowań: „w jakiejkolwiek formie”, „w jakikolwiek sposób”, „jakiekolwiek dokumenty strony”, „wszelkie informacje”) może prowadzić do ryzyka manipulowania obowiązkiem zapłaty kary umownej, z i a drugiej strony daje możliwość unikania zapłaty kary umownej z uwagi na zbyt niejednoznaczny zapis obowiązku zachowania poufności.

Drugim z ważniejszych postanowień umowy o zachowaniu poufności jest ustalenie odpowiedzialności stron za naruszenie zakazu nieudostępniania przekazanych informacji poufnych.

Zgodnie z art. 483 k.c. i art. 484 k.c. strona może być odpowiedzialna za niewykonania zobowiązania i sankcją będzie obowiązek uiszczenia kary umownej. Przepis regulujący nakładanie kary umownej (art. 484 k.c.) nie zawiera odniesienia do kwestii istnienia winy dłużnika. Nie oznacza to jednak, że nie mają tu zastosowania ogólne reguły odpowiedzialności wynikające z art. 471 k.c., który wprowadza domniemanie winy dłużnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania; od odpowiedzialności dłużnik może zatem zwolnić się, jeśli wykaże, że naruszenie umownych regulacji dotyczących zachowania poufności nastąpiło to z przyczyn, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Warto też wskazać, że z art. 484 k.c. wynika, iż kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej przez niego szkody. Z art. 484 k.c. wynika, że szkoda w majątku wierzyciela nie jest konieczną przesłanką dochodzenia kary umownej. Przepis zawarty w art. 483 § 1 k.c. wskazuje, iż „naprawienie szkody” może nastąpić przez zapłatę określonej sumy. To oznacza, że kara umowna ma zrekompensować wszelkie niedogodności wierzyciela, a ich przyczyną jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczenia głównego.

Czy do umowy o świadczenie usług księgowych należy dołączyć odrębną umowę o przetwarzanie danych osobowych?

W związku z wchodzącymi w życie przepisami dotyczącymi RODO (przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych dotyczące przetwarzania danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych – więcej na temat RODO: Nowe zasady ochrony danych osobowych – RODO) dodatkowe obowiązki zostaną nałożone na biura rachunkowe.

Standardowo zawierane umowy o prowadzenie księgowości rachunkowej nie zawierają zapisów określających zasady przekazywania danych osobowych i ich ochrony przez Procesora (czyli przez biuro księgowe). Od 25 maja 2018 roku typowa umowa o świadczenie usług księgowych musi zawierać regulacje dotyczące przekazywania danych osobowych przez klienta biuru księgowemu (np.: danych osobowych dotyczących pracowników), zasad ochrony tych danych oraz ustalenia zasad odpowiedzialności cywilnoprawnej biura księgowego za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Uzupełnienia o zapisy wynikające z regulacji RODO można dokonać w formie aneksu do umowy o świadczenie usług księgowych lub też za pomocą odrębnie zawieranej umowy o przetwarzanie danych osobowych.

Oprócz zawarcia umowy o przetwarzanie danych osobowych biura księgowe mają też inne, nowe obowiązki związane z RODO. Chodzi tutaj o przygotowanie i wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa.

Co to jest Polityka Bezpieczeństwa? Polityka Bezpieczeństwa służy opisaniu środków bezpieczeństwa i procedur bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Dokument ten jest przygotowywany odrębnie przez Administratora danych osobowych (czyli klienta biura księgowego) i Procesora (czyli biuro księgowe) w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku w zakresie udokumentowania stosowanych środków, mających na celu zapewnienie ochrony przetwarzanym danym przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Polityka bezpieczeństwa powinna być zatem dokumentem o charakterze wewnętrznym, odrębnym dla klienta i odrębnym dla biura księgowego, a osoby, które dysponują wiedzą dotyczącą sposobów zabezpieczenia danych (u klienta, w biurze rachunkowym) są zobowiązane te informacje zachować w tajemnicy. Udostępnianie na zewnątrz takich informacji może osłabić ich skuteczność, przez co zwiększa się ryzyko „wycieku” danych osobowych. Przekazywanie więc Polityki bezpieczeństwa Procesora (biura księgowego) Administratorowi danych osobowych (klientowi) nie jest do końca właściwym sposobem wykazania, iż Procesor (czyli samo biuro księgowe) stosuje odpowiednie środki ochrony danych osobowych. Każdy podmiot powinien mieć odrębną, dla własnych celów stworzoną Politykę Bezpieczeństwa. W przypadku przekazywania danych osobowych w ramach świadczonych usług księgowych co do zasady biuro księgowe będzie zobowiązanie do zastosowania odpowiednich zabezpieczeń opisanych ogólnie w umowie powierzenia.

Kto będzie odpowiedzialny za wyciek danych osobowych – biuro księgowe czy też klient biura księgowego?

Administrator danych osobowych (klient biura księgowego) odpowiedzialny jest za wszystkie elementy procesu przetwarzania danych, również za wszelkie operacje realizowane przez Procesora (biuro księgowe). Administrator danych osobowych danych nie może zwolnić się z tej odpowiedzialności. W związku z tym Administrator danych osobowych odpowiedzialny będzie również za to, że Procesor przetwarza dane osobowe niezgodnie z umową powierzenia danych osobowych. Podobnie Procesor będzie odpowiedzialny za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych. W tym zakresie ponosi on odpowiedzialność jak Administrator danych osobowych. Na gruncie odpowiedzialności cywilnej wobec osoby, której wyciek danych osobowych dotyczy, Administrator danych osobowych oraz Procesor odpowiedzialni są na zasadach ogólnych, z tytułu naruszenia dóbr osobistych (art. 23 i 24 k.c. oraz 415 i 448 k.c.). Ich odpowiedzialność jest odpowiedzialnością solidarną. Procesor odpowiedzialny jest wobec Administratora danych osobowych w zakresie odpowiedzialności kontraktowej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (art. 471 k.c.) lub deliktowej (art. 415 k.c.). W przypadku nie zawarcia umowy o powierzenie danych osobowych w formie pisemnej odpowiedzialność nie jest wyłączona, niemniej jednak trudniej będzie ustalić, jakie zostały przyjęte prawa i obowiązki przez strony.

Czy „wynagrodzenie pracownicze” należy do kategorii danych wrażliwych?

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zabraniają przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (tzw. dane wrażliwe). Jest to katalog zamknięty.

Ponieważ „wynagrodzenie” nie jest zamieszczone w katalogu tzw. danych wrażliwych, to pracodawca może udostępnić podmiotowi trzeciemu (np. biuru księgowemu) dane pracownika bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika, gdy podmiot ten świadczy na rzecz pracodawcy usługi służące do spełnienia przez niego ciążących na nim obowiązków w zakresie zatrudnienia np. usługi księgowe. Jest to bowiem konieczne dla realizacji obowiązków pracodawcy względem pracownika związanych z wyliczaniem jego wynagrodzenia, czy odprowadzaniem za niego składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zgoda pracownika będzie natomiast wymagana w przypadku transferu jego danych do innego podmiotu, gdy nie będzie on świadczył na rzecz pracodawcy usług bezpośrednio związanych z zatrudnieniem pracowników. Dla bezpieczeństwa warto jest więc uzyskiwać zgodę pracowników w tym zakresie, np. przy podpisywaniu umowy o pracę.

Foto dzięki uprzejmości: Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Umowa na usługi księgowe

Umowa na usługi księgowe, w świetle przepisów kodeksu cywilnego to po prostu umowa o świadczenie usług (art. 750 k.c.). Typowa umowa na usługi księgowe zawiera zobowiązanie księgowego do świadczenia usługi polegającej na prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji księgowej i podatkowej, sporządzaniu deklaracji podatkowych i ZUS, sporządzaniu sprawozdań finansowo-księgowych, prowadzeniu dokumentacji i rozliczeń z zakresu prawa pracy, itp. W zamian za świadczenie usług księgowych podmiot, na rzecz którego świadczone są usługi księgowe, zobowiązuje się do zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia. Wynagrodzenie może być ustalane jako opłata za każdą dokonaną czynność (np.: za każdy wprowadzony dokument księgowy – 2 zł) lub też może zostać określone ryczałtowo (np.: 1.000 zł netto za miesiąc płatne do 20-tego dnia każdego miesiąca).

Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 735 § 1 k.c. w związku z art. 750 k.c., zasadą jest odpłatność usług księgowych. Przy umowie zlecenia obowiązek zapłaty wynagrodzenia nie jest ściśle powiązany z faktem spełnienia świadczenia. Jeżeli umowa zlecenia ma charakter odpłatny i nie postanowiono inaczej, wynagrodzenie należy się przyjmującemu zlecenie za wykonanie powierzonych mu czynności, a więc za dokonanie czynności prawnej lub za dokonanie działań potrzebnych do zrealizowania tej czynności, jeżeli jej zaistnienie nie jest w pełni zależne od przyjmującego zlecenie (por. E. Gniewek (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, Warszawa 2006, str. 1152).

W sporach sądowych często osoby, które korzystały z usług księgowych tłumaczą fakt niezapłacenia za usługi księgowe tym, że usługi te były wykonywane nienależycie (np.: księgowa dopuściła się zawinionego przekroczenia terminów wymaganych przepisami prawa, potwierdzonych dokumentami wystawionymi przez odpowiednie organy – Urząd Kontroli Skarbowej lub Urząd Skarbowy). W tym miejscu należy wskazać, że umowa o świadczenie usług księgowych, zgodnie z art. 734 § 1 k.c., jest umową starannego działania.

Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, którą określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności (art. 355 § 2 k.c.), cechuje inny rodzaj staranności dostosowanej zarówno do działającej osoby, przedmiotu, którego działanie dotyczy i okoliczności, w których działanie to następuje. Osoba świadcząca usługi księgowe jest zobowiązana do wykonania określonych czynności, które jednak nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. Warto podkreślić, że celem umowy zlecenia nie jest osiągnięcie danego rezultatu, lecz podjęcie czynności nakierowanych na jego uzyskanie.

Jeśli więc osoba korzystająca z usług księgowych chce się powoływać na przepisy o niewłaściwym wykonaniu zobowiązań (art. 471 k.c.), to musi ona udowodnić, że wykonane przez księgowego usługi były wykonane w sposób wadliwy a następnie osoba korzystająca z usług księgowych powinna udowodnić, jaką z tytułu nienależytego wykonania usługi księgowej poniosła szkodę oraz zgłosić zarzut potrącenia należności przysługującej księgowemu z kwotą należnego odszkodowania.

Przykładowa umowa na usługi księgowe – umowa.

Foto dzięki uprzejmości everydayplus / freedigitalphotos.net