Umowa o zachowaniu poufności

umowa o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności stosowana jest w przypadkach, gdy strony zamierzają zawrzeć, przykładowo, umowę sprzedaży nieruchomości, umowę sprzedaży udziałów i chcą się zabezpieczyć przed nieuprawionym dostępem do informacji niejawnych, które są wzajemnie pomiędzy stornami wymieniane.

Podstawową zasadą prawa cywilnego jest zasada autonomii woli stron, na którą składa się między innymi swoboda umów, polegająca na swobodzie zawarcia umowy, na dowolnym w zasadzie sposobie kształtowania jej treści, o czym stanowi art. 353(1) k.c. Z tego przepisu wynika, że podmioty mogą korzystać ze swobody umów polegającej na dowolnym kształtowaniu treści zobowiązania, jednakże w granicach wyznaczonych przez przepisy prawne, zasady współżycia społecznego i właściwość (naturę) stosunku prawnego. Dlatego też umowa o zachowaniu poufności może być przez strony kształtowana dowolnie, w ramach przepisów obowiązującego prawa.

Pierwszym ważnym elementem umowy o zachowaniu poufności jest prawidłowe ustalenie przez strony, jaki będzie zakres ochrony przed nieautoryzowanym udostępnieniem informacji poufnych.

Zakres ochrony musi być precyzyjnie sformułowany, gdyż zbyt ogólne zapisy nie będą stanowiły efektywnej ochrony dla żadnej ze stron z punktu widzenia ich ekonomicznych interesów. Co więcej, brak precyzyjnych i jednoznacznych zapisów (np.: zbyt szeroko zakreślony obowiązek zachowania poufności, a więc zastosowanie sformułowań: „w jakiejkolwiek formie”, „w jakikolwiek sposób”, „jakiekolwiek dokumenty strony”, „wszelkie informacje”) może prowadzić do ryzyka manipulowania obowiązkiem zapłaty kary umownej, z i a drugiej strony daje możliwość unikania zapłaty kary umownej z uwagi na zbyt niejednoznaczny zapis obowiązku zachowania poufności.

Drugim z ważniejszych postanowień umowy o zachowaniu poufności jest ustalenie odpowiedzialności stron za naruszenie zakazu nieudostępniania przekazanych informacji poufnych.

Zgodnie z art. 483 k.c. i art. 484 k.c. strona może być odpowiedzialna za niewykonania zobowiązania i sankcją będzie obowiązek uiszczenia kary umownej. Przepis regulujący nakładanie kary umownej (art. 484 k.c.) nie zawiera odniesienia do kwestii istnienia winy dłużnika. Nie oznacza to jednak, że nie mają tu zastosowania ogólne reguły odpowiedzialności wynikające z art. 471 k.c., który wprowadza domniemanie winy dłużnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania; od odpowiedzialności dłużnik może zatem zwolnić się, jeśli wykaże, że naruszenie umownych regulacji dotyczących zachowania poufności nastąpiło to z przyczyn, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Warto też wskazać, że z art. 484 k.c. wynika, iż kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej przez niego szkody. Z art. 484 k.c. wynika, że szkoda w majątku wierzyciela nie jest konieczną przesłanką dochodzenia kary umownej. Przepis zawarty w art. 483 § 1 k.c. wskazuje, iż „naprawienie szkody” może nastąpić przez zapłatę określonej sumy. To oznacza, że kara umowna ma zrekompensować wszelkie niedogodności wierzyciela, a ich przyczyną jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczenia głównego.

 

Czy do umowy o świadczenie usług księgowych należy dołączyć odrębną umowę o przetwarzanie danych osobowych?

umowa o powierzenie danych osobowych

W związku z wchodzącymi w życie przepisami dotyczącymi RODO (przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych dotyczące przetwarzania danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych – więcej na temat RODO: Nowe zasady ochrony danych osobowych – RODO) dodatkowe obowiązki zostaną nałożone na biura rachunkowe.

Standardowo zawierane umowy o prowadzenie księgowości rachunkowej nie zawierają zapisów określających zasady przekazywania danych osobowych i ich ochrony przez Procesora (czyli przez biuro księgowe). Od 25 maja 2018 roku typowa umowa o świadczenie usług księgowych musi zawierać regulacje dotyczące przekazywania danych osobowych przez klienta biuru księgowemu (np.: danych osobowych dotyczących pracowników), zasad ochrony tych danych oraz ustalenia zasad odpowiedzialności cywilnoprawnej biura księgowego za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Uzupełnienia o zapisy wynikające z regulacji RODO można dokonać w formie aneksu do umowy o świadczenie usług księgowych lub też za pomocą odrębnie zawieranej umowy o przetwarzanie danych osobowych.

Oprócz zawarcia umowy o przetwarzanie danych osobowych biura księgowe mają też inne, nowe obowiązki związane z RODO. Chodzi tutaj o przygotowanie i wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa.

Co to jest Polityka Bezpieczeństwa? Polityka Bezpieczeństwa służy opisaniu środków bezpieczeństwa i procedur bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Dokument ten jest przygotowywany odrębnie przez Administratora danych osobowych (czyli klienta biura księgowego) i Procesora (czyli biuro księgowe) w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku w zakresie udokumentowania stosowanych środków, mających na celu zapewnienie ochrony przetwarzanym danym przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Polityka bezpieczeństwa powinna być zatem dokumentem o charakterze wewnętrznym, odrębnym dla klienta i odrębnym dla biura księgowego, a osoby, które dysponują wiedzą dotyczącą sposobów zabezpieczenia danych (u klienta, w biurze rachunkowym) są zobowiązane te informacje zachować w tajemnicy. Udostępnianie na zewnątrz takich informacji może osłabić ich skuteczność, przez co zwiększa się ryzyko „wycieku” danych osobowych. Przekazywanie więc Polityki bezpieczeństwa Procesora (biura księgowego) Administratorowi danych osobowych (klientowi) nie jest do końca właściwym sposobem wykazania, iż Procesor (czyli samo biuro księgowe) stosuje odpowiednie środki ochrony danych osobowych. Każdy podmiot powinien mieć odrębną, dla własnych celów stworzoną Politykę Bezpieczeństwa. W przypadku przekazywania danych osobowych w ramach świadczonych usług księgowych co do zasady biuro księgowe będzie zobowiązanie do zastosowania odpowiednich zabezpieczeń opisanych ogólnie w umowie powierzenia.

Kto będzie odpowiedzialny za wyciek danych osobowych – biuro księgowe czy też klient biura księgowego?

Administrator danych osobowych (klient biura księgowego) odpowiedzialny jest za wszystkie elementy procesu przetwarzania danych, również za wszelkie operacje realizowane przez Procesora (biuro księgowe). Administrator danych osobowych danych nie może zwolnić się z tej odpowiedzialności. W związku z tym Administrator danych osobowych odpowiedzialny będzie również za to, że Procesor przetwarza dane osobowe niezgodnie z umową powierzenia danych osobowych. Podobnie Procesor będzie odpowiedzialny za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych. W tym zakresie ponosi on odpowiedzialność jak Administrator danych osobowych. Na gruncie odpowiedzialności cywilnej wobec osoby, której wyciek danych osobowych dotyczy, Administrator danych osobowych oraz Procesor odpowiedzialni są na zasadach ogólnych, z tytułu naruszenia dóbr osobistych (art. 23 i 24 k.c. oraz 415 i 448 k.c.). Ich odpowiedzialność jest odpowiedzialnością solidarną. Procesor odpowiedzialny jest wobec Administratora danych osobowych w zakresie odpowiedzialności kontraktowej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (art. 471 k.c.) lub deliktowej (art. 415 k.c.). W przypadku nie zawarcia umowy o powierzenie danych osobowych w formie pisemnej odpowiedzialność nie jest wyłączona, niemniej jednak trudniej będzie ustalić, jakie zostały przyjęte prawa i obowiązki przez strony.

Czy „wynagrodzenie pracownicze” należy do kategorii danych wrażliwych?

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zabraniają przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (tzw. dane wrażliwe). Jest to katalog zamknięty.

Ponieważ „wynagrodzenie” nie jest zamieszczone w katalogu tzw. danych wrażliwych, to pracodawca może udostępnić podmiotowi trzeciemu (np. biuru księgowemu) dane pracownika bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika, gdy podmiot ten świadczy na rzecz pracodawcy usługi służące do spełnienia przez niego ciążących na nim obowiązków w zakresie zatrudnienia np. usługi księgowe. Jest to bowiem konieczne dla realizacji obowiązków pracodawcy względem pracownika związanych z wyliczaniem jego wynagrodzenia, czy odprowadzaniem za niego składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zgoda pracownika będzie natomiast wymagana w przypadku transferu jego danych do innego podmiotu, gdy nie będzie on świadczył na rzecz pracodawcy usług bezpośrednio związanych z zatrudnieniem pracowników. Dla bezpieczeństwa warto jest więc uzyskiwać zgodę pracowników w tym zakresie, np. przy podpisywaniu umowy o pracę.

 

Foto dzięki uprzejmości: Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Umowa na usługi księgowe

umowa na usługi księgowe

Umowa na usługi księgowe, w świetle przepisów kodeksu cywilnego to po prostu umowa o świadczenie usług (art. 750 k.c.). Typowa umowa na usługi księgowe zawiera zobowiązanie księgowego do świadczenia usługi polegającej na prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji księgowej i podatkowej, sporządzaniu deklaracji podatkowych i ZUS, sporządzaniu sprawozdań finansowo-księgowych, prowadzeniu dokumentacji i rozliczeń z zakresu prawa pracy, itp. W zamian za świadczenie usług księgowych podmiot, na rzecz którego świadczone są usługi księgowe, zobowiązuje się do zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia. Wynagrodzenie może być ustalane jako opłata za każdą dokonaną czynność (np.: za każdy wprowadzony dokument księgowy – 2 zł) lub też może zostać określone ryczałtowo (np.: 1.000 zł netto za miesiąc płatne do 20-tego dnia każdego miesiąca).

Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 735 § 1 k.c. w związku z art. 750 k.c., zasadą jest odpłatność usług księgowych. Przy umowie zlecenia obowiązek zapłaty wynagrodzenia nie jest ściśle powiązany z faktem spełnienia świadczenia. Jeżeli umowa zlecenia ma charakter odpłatny i nie postanowiono inaczej, wynagrodzenie należy się przyjmującemu zlecenie za wykonanie powierzonych mu czynności, a więc za dokonanie czynności prawnej lub za dokonanie działań potrzebnych do zrealizowania tej czynności, jeżeli jej zaistnienie nie jest w pełni zależne od przyjmującego zlecenie (por. E. Gniewek (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, Warszawa 2006, str. 1152).

W sporach sądowych często osoby, które korzystały z usług księgowych tłumaczą fakt niezapłacenia za usługi księgowe tym, że usługi te były wykonywane nienależycie (np.: księgowa dopuściła się zawinionego przekroczenia terminów wymaganych przepisami prawa, potwierdzonych dokumentami wystawionymi przez odpowiednie organy – Urząd Kontroli Skarbowej lub Urząd Skarbowy). W tym miejscu należy wskazać, że umowa o świadczenie usług księgowych, zgodnie z art. 734 § 1 k.c., jest umową starannego działania.

Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, którą określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności (art. 355 § 2 k.c.), cechuje inny rodzaj staranności dostosowanej zarówno do działającej osoby, przedmiotu, którego działanie dotyczy i okoliczności, w których działanie to następuje. Osoba świadcząca usługi księgowe jest zobowiązana do wykonania określonych czynności, które jednak nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. Warto podkreślić, że celem umowy zlecenia nie jest osiągnięcie danego rezultatu, lecz podjęcie czynności nakierowanych na jego uzyskanie.

Jeśli więc osoba korzystająca z usług księgowych chce się powoływać na przepisy o niewłaściwym wykonaniu zobowiązań (art. 471 k.c.), to musi ona udowodnić, że wykonane przez księgowego usługi były wykonane w sposób wadliwy a następnie osoba korzystająca z usług księgowych powinna udowodnić, jaką z tytułu nienależytego wykonania usługi księgowej poniosła szkodę oraz zgłosić zarzut potrącenia należności przysługującej księgowemu z kwotą należnego odszkodowania.

Przykładowa umowa na usługi księgowe – umowa.

Foto dzięki uprzejmości everydayplus / freedigitalphotos.net

Jaka jest różnica pomiędzy opóźnieniem a zwłoką?

Jaka jest różnica pomiędzy opóźnieniem a zwłoką?

Pojęcia „opóźnienia” i „zwłoki” w potocznym języku są używane zamiennie, ale w umowach mają różne znaczenie i nie mogą być ze sobą mylone. Zacznijmy od elementów wspólnych pomiędzy opóźnieniem i zwłoką. Oba te pojęcia mówią o niewykonaniu na czas zobowiązania, jednakże różnicą jest to czy niewykonanie w terminie zobowiązania wynika z przyczyn związanych z dłużnikiem (zwłoka dłużnika) czy też przyczyna nieterminowego wykonania zobowiązania jest niezależna od dłużnika (opóźnienie dłużnika).

Inaczej mówiąc „opóźnienie” to każdy przypadek niewykonania zobowiązania w terminie, a „zwłoka” to szczególny przypadek opóźnienia, jako działania lub zaniechania zawinionego przez dłużnika. Zawinione działanie to takie działanie, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Rozróżnienie pomiędzy opóźnieniem (wystarczy upływ oznaczonego terminu i niewykonanie zobowiązania) oraz zwłoką (konieczne, oprócz upływ oznaczonego terminu i niewykonania zobowiązania, także wskazanie przyczyn leżących po stronie dłużnika, które doprowadziły do niewykonania zobowiązania w terminie) jest istotna i w umowach jest najczęściej powiązana z karami umownymi. Jeżeli strony zawierające umowę, przygotowaną przy pomocy prawnika, w treści tej umowy odwołają się przy naliczaniu kar umownych jedynie do pojęcia „opóźnienia”, to wystarczy aby dłużnik nie wykonał oznaczonego zobowiązania w wskazanym w umowie terminie i to będzie prowadziło do powstania uprawnienia do naliczenia kary umownej. W sytuacji gdy w umowie zostanie zapisane, że dopiero zwłoka dłużnika prowadzi do możliwości naliczenia kary umownej wierzyciel musi powiązać niewykonanie zobowiązania z określoną przyczyną po stronie dłużnika, która doprowadziła do niewykonania zobowiązania na czas.

Ocenę okoliczności, za które dłużnik ewentualnie odpowiada w przypadku zwłoki, dokonuje się według ogólnych zasad odpowiedzialności dłużnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania (art. 471-474 k.c.). Warto pamiętać, że zgodnie z art. 476 k.c. dłużnik nie dotrzymując terminu pozostaje w zwłoce, czyli niewykonanie zobowiązania w terminie wynikło z przyczyn, za które dłużnik odpowiada (domniemanie prawne). Wobec tego domniemania wierzyciel nie musi udowadniać, że niedotrzymanie terminu spełnienia świadczenia jest spowodowane okolicznościami, za które dłużnik odpowiada, bo korzysta z domniemania prawnego wskazującego, że jeśli doszło do niewykonania zobowiązania na czas to zasadniczo dłużnik jest w zwłoce. To dłużnik musi udowodnić, że niewykonanie zobowiązania wynika z przyczyn niezwiązanych z działaniem (zaniechaniem) dłużnika.

Jedyne co wierzyciel ma do wykazania jest: (1) wskazanie treści zobowiązania dłużnika oraz to, że (2) termin wykonania zobowiązania upłynął bezskutecznie. W sytuacji jeżeli dłużnik twierdzi, iż nie popadł w zwłokę, lecz w opóźnienie zwykłe niestwarzające negatywnych dla niego następstw prawnych, to musi tę okoliczność wykazać. Dłużnik musi wskazać, jakie to niezależne od dłużnika okoliczności doprowadziły do niewykonania zobowiązania na czas (np.: fakt wystąpienia niekorzystnych warunków atmosferycznych).

Z opóźnieniem oraz ze zwłoką w wykonaniu zobowiązania wiąże się często konieczność ustalenia wysokości kary umownej. Dłużnik może w trakcie procesu sądowego podnosić zarzut miarkowania kary umownej oraz zarzut przedawnienia kary umownej.

Zgodnie z art. 484 § 2 k.c. jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. Przesłankę rażącego wygórowania kary umownej ocenia się w praktyce dokonując porównania wysokości kary z wysokością poniesionej przez wierzyciela szkody tzn. mniejsza szkoda daje dłużnikowi większe szanse na obniżenie wysokości wyrażonej w umowie kary (przykładowo: wyrok SN z 20 czerwca 2008 r., sygn. akt IV CSK 49/2008). Natomiast przesłankę czy zobowiązanie zostało przez dłużnika w znacznej części wykonane należy oceniać przez porównując to zostało wykonane z treścią zobowiązania dłużnika. Przy dużym stopniu zawinienia dłużnika (świadome narażenie wierzyciela na szkodę) sąd może nie zdecydować się na miarkowanie kary umownej.

Dłużnik może też podnosić zarzut przedawnienia kary umownej (zasadniczo chodzi o 3-letni termin przedawnienia – art. 118 k.c.).

 

Foto dzięki uprzejmości nitinut / freedigitalphotos.net

Kara umowna za nieterminowe płacenie czynszu?

Kara umowna za nieterminowe płacenie czynszu?

W jednej z umów najmu Wynajmujący zastrzegł sobie prawo do rozwiązania umowy najmu zawartej na czas określony bez wypowiedzenia, m.in. w sytuacji, gdy najemca pozostaje w opóźnieniu z jakąkolwiek płatnością, do uiszczenia której zobowiązany jest na podstawie umowy, przez okres dłuższy niż dwa miesiące i płatność ta nie została uregulowana w terminie kolejnego 1 miesiąca (art. 687 k.c.) od daty doręczenia najemcy wezwania do zapłaty pod rygorem rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

W przypadku natychmiastowego rozwiązania umowy z powodu opóźnień w płaceniu czynszu Wynajmujący był także uprawiony do naliczenia kary umownej w wysokości kwoty czynszu zasadniczego należnego do końca trwania umowy najmu, tak jakby rozwiązanie umowy nie miało miejsca (tj. do dnia pierwotnie ustalonego terminu wygaśnięcia umowy najmu).

Karę umowną można zastrzec jedynie w razie, gdy dłużnik nie wykonał lub nienależycie wykonał zobowiązanie niepieniężne (por. A. Szwaja, Kara, s. 41; Zagrobelny [w:] E. Gniewek, P. Machnikowski (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 7, Warszawa 2016 r., Legalis – Komentarz do art. 483 § 1 k.c.). Co jest zobowiązaniem niepieniężnym? Na przykładzie, wynajmujący może zastrzec w umowie najmu, że najemca zapłaci karę umowną w przypadku opóźnienia się najemcy z objęciem lokalu, z przyczyn leżących po stronie najemcy. W tym przykładzie zobowiązanie do terminowego objęcia lokalu przez najemcę jest zobowiązaniem niepieniężnym.

Powstaje więc pytanie, czy taka kara umowna zastrzeżona na wypadek niewykonania zobowiązania pieniężnego (a więc terminowego płacenia czynszu najmu) jest skuteczna prawnie?

W tym miejscu można przywołać wyrok Sądu Najwyższego z 18 sierpnia 2005 r., V CK 90/2005, w którym to wyroku Sąd wskazał, że bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa jest art. 483 k.c. Kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań niepieniężnych. Dlatego za niedopuszczalne należy uznać zastrzeżenie kary umownej w przypadku zobowiązania leasingobiorcy, ponieważ jego obowiązek wobec kontrahenta polega na obowiązku zapłaty rat leasingowych. Podobnie jest też z zastrzeganiem kar umownych za to, że najemca opóźnił się w płaceniu czynszu (co w konsekwencji doprowadziło do natychmiastowego rozwiązania umowy najmu). W doktrynie przeważa pogląd, zgodnie z którym kara umowna zastrzeżona na wypadek świadczenia pieniężnego, nie może być uznana za karę umowną zaś postanowienie takie traktować należy jako nieważne (por. K. Zagrobelny [w:] E. Gniewek, P. Machnikowski (red.), Kodeks Cywilny. Komentarz, Wyd. 7, Warszawa 2016 r., Legalis – Komentarz do art. 483 § 1 k.c.). Taka wykładnia wynika ponadto wprost z brzmienia art. 58 § 1 k.c. w zw. z art. 483 § 1 k.c. Sąd Najwyższy także wskazał, że niedopuszczalne jest zastrzeganie kary umownej w zakresie zobowiązań pieniężnych sensu stricto (por. np. art. 358(1) § 1 k.c.), jak i zobowiązań pieniężnych w szerokim znaczeniu. (uzasadnienie do uchwały Sądu Najwyższego 7 sędziów – zasada prawna z dnia 6 listopada 2003 r. III CZP 61/03).

Jak więc rozwiązać umowę najmu na czas określony przed terminem? O tym było w tym wpisie: Odszkodowanie za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu zawartej na czas określony.

 

Foto dzięki uprzejmości: Serge Bertasius Photography / freedigitalphotos.net