Jak odróżnić umowę o pracę od umowy zlecenia? 

umowa o pracę a umowa zlecenie

Umowa zlecenia i umowa o pracę stosowane są w różnych sytuacjach i mają swoje specyficzne zastosowania. Przedsiębiorca zamierzający zatrudniać pracowników i zleceniobiorców powinien orientować się, w jakich sytuacjach można zaproponować potencjalnemu pracownikowi umowę o pracę a w jakich można zastosować umowę zlecenie. 

Umowa o pracę  

Ogólnie mówiąc, umowę o pracę stosujemy, gdy chcemy zatrudnić osobę na dłuższy okres, a nie tylko do wykonania jednego konkretnego zadania. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę musi mieć określone, stałe obowiązki wynikające z jego stanowiska i jest odpowiedzialny za regularne, powtarzające się zadania. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega pracodawcy, wykonuje pracę zgodnie z jego instrukcjami i jest objęta jego nadzorem. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę musi przestrzegać ustalonych godzin pracy i być obecny w miejscu pracy określonym przez pracodawcę. Pracownicy mają prawo do określonych świadczeń socjalnych, takich jak płatny urlop czy świadczenie chorobowe. 

Umowa zlecenia 

Umowa zlecenia stosowana jest, gdy nie chcemy wiązać się z daną osobą na dłuższy czas. Często zleceniodawca powierza zleceniobiorcy konkretne, jednorazowe zadania lub projekty, które mają być zrealizowane w określonym czasie. Zleceniobiorca nie musi podporządkować się zleceniodawcy ani wykonywać pracy zgodnie z jego instrukcjami. Ma swobodę wyboru sposobu realizacji zlecenia. Ma prawo w swobodnej w organizacji swojego czasu pracy i nie musi przestrzegać ustalonych godzin pracy ani rejestrować czasu pracy. Zleceniobiorca może wykonywać pracę w dowolnym miejscu i nie jest związany z miejscem pracy określonym przez zleceniodawcę. Wynagrodzenie zleceniobiorcy jest uzależnione od wykonanej pracy lub osiągniętego rezultatu i zasadniczo nie jest wypłacane w stałych, miesięcznych kwotach. 

Jak odróżnić umowę zlecenia od umowy o pracę? 

Odróżnienie umowy o pracę od umowy zlecenia czasem sprawia trudności, lecz to rozróżnienie jest istotne, gdyż te umowy różnią się od siebie pod względem praw i obowiązków stron. Oto kilka kluczowych różnic: 

Subordynacja: Umowa o pracę wiąże się z podległością służbową, co oznacza, że pracownik musi przestrzegać instrukcji i wytycznych pracodawcy, podczas gdy w przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca nie musi być podporządkowany zleceniodawcy.  

Czas pracy: W przypadku umowy o pracę pracodawca ustala godziny pracy, natomiast w przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca ma większą swobodę w organizowaniu swojego czasu. 

Wynagrodzenie: W umowie o pracę wynagrodzenie jest zwykle ustalane jako stała kwota miesięczna, podczas gdy w umowie zlecenia wynagrodzenie może być uzależnione od wykonanej pracy lub osiągniętego rezultatu. 

Świadczenia socjalne: Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mają prawo do świadczeń takich jak płatny urlop czy świadczenie chorobowe. Zleceniobiorcy nie mają prawa do tych świadczeń. 

Ochrona prawna: Pracownicy objęci umową o pracę są chronieni przez kodeks pracy, który reguluje m.in. warunki zatrudnienia, prawa i obowiązki stron. Umowy zlecenia nie są objęte kodeksem pracy, a ich warunki są regulowane przez kodeks cywilny. 

Terminy i sposób rozwiązania umowy: Umowa o pracę może być rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynikającym z kodeksu pracy, natomiast umowa zlecenia może być rozwiązana z uwzględnieniem terminów określonych w umowie zlecenia. 

Jak uniknąć przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę? 

Aby uniknąć przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę, należy zapewnić, że umowa zlecenia nie spełnia kryteriów charakterystycznych dla umowy o pracę. W przeciwnym razie, sąd może uznać, że umowa zlecenia jest de facto ukrytą umową o pracę, co może prowadzić do konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, takich jak zaległe składki na ubezpieczenie społeczne czy podatki. Oto kilka wskazówek, jak uniknąć przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę: 

  • Nie wprowadzaj subordynacji: Unikaj sytuacji, w których zleceniobiorca musi podporządkować się zleceniodawcy, a także wykonywać pracę zgodnie z jego instrukcjami i w określonym miejscu. Zleceniobiorca powinien mieć swobodę decydowania o sposobie wykonania pracy. 
  • Elastyczność w organizacji czasu pracy: W umowie zlecenia nie powinno być sztywno określonych godzin pracy ani konieczności rejestrowania czasu pracy. Zleceniobiorca powinien mieć możliwość samodzielnego zarządzania swoim czasem pracy. 
  • Określ cel zlecenia: W umowie zlecenia dobrze jest jasno określić cel i zakres pracy, tak aby było jasne, że umowa dotyczy określonego zadania, a nie długotrwałego zatrudnienia. 
  • Brak systematyczności: Unikaj regularnych, systematycznych zadań, które można by uznać za stałe obowiązki zleceniobiorcy. Umowa zlecenia powinna odnosić się do konkretnej pracy lub projektu, a nie cyklicznych zadań. 
  • Określ wynagrodzenie zgodnie z efektami pracy: W umowie zlecenia wynagrodzenie powinno być uzależnione od wyników pracy lub etapów projektu, a nie wypłacane w stałych, miesięcznych kwotach. 
  • Zabezpiecz się w umowie: Dobrze jest zawrzeć w umowie zlecenia klauzule mówiące o tym, że umowa nie jest umową o pracę, a także opisać, że zleceniobiorca ma prawo do samodzielnego wykonania pracy, decydowania o miejscu i czasie pracy oraz do zatrudnienia innych osób do jej wykonania. 
  • Zachowuj niezależność: Unikaj sytuacji, w których zleceniobiorca jest traktowany jak pracownik, na przykład poprzez uczestnictwo w firmowych wydarzeniach, korzystanie z benefitów dla pracowników czy korzystanie z firmowych narzędzi. 

Jak wytłumaczyć Państwowej Inspekcji Pracy, że umowa zlecenia nie jest umową o pracę? 

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), kluczowe jest, aby udokumentować i przedstawić dowody potwierdzające, że umowa zlecenia nie spełnia cech charakterystycznych dla umowy o pracę. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w wyjaśnieniu różnicy: 

  1. Przedstaw umowę zlecenia: Przygotuj kopię umowy zlecenia, która wyraźnie określa cel i zakres zlecenia oraz sposób wynagradzania. Upewnij się, że umowa zawiera klauzule wyjaśniające, że zleceniobiorca nie jest pracownikiem, a umowa nie jest umową o pracę. 
  1. Udokumentuj brak subordynacji: Przedstaw dowody, że zleceniobiorca nie podlega zleceniodawcy, nie ma obowiązku wykonywania poleceń czy ścisłego nadzoru ze strony zleceniodawcy. Mogą to być na przykład korespondencja e-mailowa, procedury wewnętrzne czy instrukcje. 
  1. Wykaż elastyczność czasu pracy: Przedstaw dowody na to, że zleceniobiorca ma swobodę w organizacji swojego czasu pracy i nie ma określonych godzin pracy ani systemu ewidencjonowania czasu pracy. Przedstaw dowody na to, że zleceniobiorca nie był zobowiązany do pracy w określonych godzinach lub rejestrowania czasu pracy, takie jak korespondencja e-mailowa, zapisy rozmów telefonicznych czy materiały projektowe. 
  1. Pokaż niezależność zleceniobiorcy: Przedstaw informacje, które wskazują, że zleceniobiorca pracuje samodzielnie lub z pomocą wybranych przez siebie osób i nie korzysta z benefitów czy narzędzi przeznaczonych dla pracowników. Przedstaw też dowody na to, że zleceniobiorca samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące sposobu, miejsca i czasu wykonywania pracy. Można to zrobić, przedstawiając korespondencję, umowy z podwykonawcami lub inne dokumenty, które pokazują niezależność zleceniobiorcy. Zbierz pisemne oświadczenia lub zeznania zleceniobiorcy oraz świadków, które potwierdzają niezależność zleceniobiorcy w wykonywaniu pracy, brak konieczności pracy w określonym miejscu i czasie oraz brak subordynacji względem zleceniodawcy. Zapewnij dowody na to, że zleceniobiorca miał możliwość wyboru miejsca i sposobu pracy, na przykład faktury za używane narzędzia, koszty podróży czy korespondencję związana z organizacją pracy. 
  1. Udokumentuj sposób wynagradzania: Przedstaw dowody, że wynagrodzenie zleceniobiorcy jest uzależnione od wykonanej pracy lub osiągniętego rezultatu, a nie wypłacane w stałych, miesięcznych kwotach. 
  1. Opisz charakter pracy: Wyjaśnij, że praca wykonywana przez zleceniobiorcę nie jest stała, cykliczna ani systematyczna, a zlecenie dotyczy raczej konkretnego zadania lub projektu. Przedstaw dokumenty lub materiały potwierdzające, że zleceniobiorca wykonywał konkretne, nieregularne zadania, a nie cykliczne obowiązki, które mogłyby wskazywać na stałe zatrudnienie. 
  1. Współpracuj z inspektorem PIP i odpowiedz na wszystkie pytania oraz przedstaw wymagane dokumenty. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, który pomoże ocenić sytuację i przygotować odpowiednie argumenty prawne na rzecz klasyfikacji umowy jako umowy zlecenia, a nie umowy o pracę.